Einfacher Zugriff auf die Ärzte

iAvant Genius startet mit einer unkomplizierten und schnellen Suchfunktion (im oberen Teil des Screenshot), mit der der Mitarbeiter auf seine Ärzte über die wichtigsten Suchkriterien zugreift.

Neben der Standardsuche bietet iAvant Genius eine Zielgruppenselektion, mit der die Ärzte nach ihren Bewegungsdaten wie Verordnungsverhalten, Bewertung der Mitarbeiter, Potenzial, Funktion, Stellung, konfigurierbare Felder des Kunden etc.2)  gefiltert werden.

Des Weiteren sieht der ADM seine Tourenliste (rechts im Bild), die er in Vor­bereitung auf den Besuchstag bereits im Vorfeld erstellt hat. Sie enthält alle Ärzte, die er auf seiner Tour besuchen möchte.

Die Tourenliste dient als Richtschnur für seinen Besuchstag.

Selbstverständlich kann die Tourenliste zu jeder Zeit ergänzt werden, einfach per Mausklick.

2)  Die Verfügbarkeit dieser Daten wird vorausgesetzt

iAvant Startbildschirm
Besuchsübersicht

Besuchsübersicht

Die Besuche eines Arztes werden übersichtlich im Kontakt-Reiter des Arztes aufge­listet, Muster und Besprechungen sowie Werbemittel werden für jeden Besuch detailliert angezeigt.

Neben freien Notizen zum Verlauf des Gesprächs kann der Mitarbeiter strukturierte, von der Zentrale vorgegebene Reaktionen des Arztes auf die einzelnen Produkte erfassen (siehe "Inhalt des Gesprächs", rechts im Bild). Diese Daten lassen sich im Vertrieb/Marketing sehr gut für Zielgruppenanalysen verwenden.

Kontakterfassung

Werbemittel, Muster und Besprechungspräparate werden transparent auf dem Bildschirm angeordnet. Der Mitarbeiter klickt lediglich einen Haken an die entsprechende Position bzw. fügt die Anzahl Muster und Werbemittel hinzu.

Neben dem Besuchsdatum können auch die Besuchszeiten (Dauer des Besuchs) erfasst werden. Plant der Mitarbeiter, den Arzt erneut zu besuchen, vermerkt er das voraussichtliche Besuchsdatum bereits an dieser Stelle. In diesem Fall wird der Arzt automatisch in den Tourenplan aufgenommen. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass der nächste Besuch nicht vergessen wird.

Eine Reihe von internen Plausibilitätsprüfungen warnen vor Fehleingaben (versehentlicher Überbemusterung, Überschreitung von gesetzlichen Höchst­mengen, doppelte Kontakte, Besuch am Wochenende etc.)

iAvant Genius unterstützt die zentrale Pflege der Kontakte durch den Innendienst. Berechtigte Innendienstmitarbeiter können bei Bedarf die Kontakterfassung für den Außendienst übernehmen.

Kontakterfassung
Stammdatenblatt des Arztes

Stammdatenpflege

Alle wesentlichen Stammdaten des Arztes werden auf einem Formular zusammengefasst. Der Pharmareferent behält auf diese Weise den vollen Überblick. Auf mühseliges "Durchklicken" durch verschiedene Fenster wird weitestgehend verzichtet.

Die Stammdaten können dort gepflegt werden, wo sie entstehen: Im Außendienst. Innen- und Außendienst arbeiten mit demselben Datenbestand, eine Änderung wird sofort für alle Anwender wirksam. Replikationen und die häufig damit verbundenen Probleme - Konflikte bei der Zusammenführung verschiedener Datenbestände durch mehrfache Adresspools -  entfallen.

Tages- und Wochenberichte

Tagesberichte werden vom System automatisch erzeugt, wenn der Mitarbeiter den ersten Besuch eines Arbeitstages einträgt. Selbstverständlich besteht zusätzlich die Option einer manuellen Anlage.

Einige Informationen werden aus den Besuchseingaben genommen, andere wenige werden vom Mitarbeiter hinzugefügt (Beginn und Ende des Arbeitstages, Kilometerangaben, Besuchstag/Gleittag).

Der Tagesbericht bildet eine der Grundlagen für die Erzeugung des Wochenberichtes.

Der Wochenbericht liefert ein detailliertes Bild der Tätigkeiten der Mitarbeiter im Laufe der Woche sowie weitere wertvolle Informationen zu den besuchten Ärzten.

Der Wochenbericht basiert auf den Tagesberichten der Mitarbeiter und wird durch Informationen zu den Ärzten ergänzt. Es werden Angaben zu den Gesprächsverläufen, den Musterabgaben und Bestellungen, Bewertungen etc. sowie die wichtigsten Arztstammdaten ausgewiesen. 

Tagesbericht
Zielgruppenselektion

Zielgruppenselektion

Die Zielgruppenselektion bietet der Vertriebsleitung  und dem Außendienstmit­arbeiter die Möglichkeit, Ärzte nach erweiterten Kriterien zu selektieren.

Die Zielgruppenselektion hat wesentliche Bedeutung  bei der Planung und Steuerung der Besuchsaktivitäten. Mit ihr lassen sich Selektionen der Ärzte nach ihrer Haltung gegenüber den Firmenprodukten, nach Musterabgaben und Produktbestellungen usw. filtern. Da einige dieser Kriterien zeitabhängig sind, ist in diesen Fällen eine Einschränkung auf einen bestimmten zeitlichen Bereich möglich.